§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady świadczenia przez firmę abi.olsztyn.pl Bezpieczeństwo Informacji usługi polegającej na zapewnieniu Użytkownikom – na okres abonamentu – dostępu do Serwisu oraz udzielaniu w tym okresie pomocy technicznej dotyczącej korzystania z niego.
  2. Do korzystania z Serwisu niezbędne jest zaakceptowanie przez Użytkownika warunków niniejszego Regulaminu oraz przestrzeganie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
  3. Niniejszy dokument jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  4. Niniejszy Regulamin w ramach § 9 stanowi również instrument prawny (umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych), o którym mowa w art. 28 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

§ 2. Definicje

  • Regulamin – niniejszy regulamin określający zasady świadczenia Usługi dostępu do oprogramowania iDPO w modelu SaaS, asysty technicznej oraz modułów merytorycznych.
  • Serwis / Aplikacja iDPO – oprogramowanie dostępne w chmurze pod adresem https://www.idpo.pl/ (oraz subdomenach), prowadzone przez abi.olsztyn.pl Bezpieczeństwo Informacji, składające się z niezależnych lub zintegrowanych modułów funkcjonalnych, m.in.:
    • System ochrony danych osobowych oparty o zbiór opracowanych polityk ochrony danych z procedurami kodeksu postępowania (Księga polityk);
    • Punkt kontaktowy inspektora ochrony danych (IOD);
    • Platforma szkoleniowa (webinaria, szkolenia online, podcasty);
    • System kontroli zarządczej;
    • System przyjmowania i obsługi zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych (whistleblowing);
    • System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI oparty o normę ISO/IEC 27001, KRI oraz wymagania NIS2, DORA);
    • System nadzoru nad dostępnością cyfrową i architektoniczną;
    • AML – przeciwdziałanie praniu pieniędzy;
    • System zarządzania zgodnością (compliance);
    • Helpdesk;
    • Wiadomości (system komunikacji z użytkownikami).
  • Oprogramowanie – program komputerowy w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, stanowiący silnik Serwisu, udostępniany Użytkownikowi drogą elektroniczną (SaaS).
  • Usługodawca / Podmiot przetwarzający – abi.olsztyn.pl Bezpieczeństwo Informacji.
  • Użytkownik – podmiot korzystający z Serwisu: osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną.
  • Konsument – osoba fizyczna zawierająca z Usługodawcą umowę niezwiązaną bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego).
  • Przedsiębiorca na prawach konsumenta (PNPK) – osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności udostępnionego w CEIDG (art. 385⁵, art. 556⁴ oraz art. 556⁵ Kodeksu cywilnego, a także art. 7aa Ustawy o prawach konsumenta).
  • Administrator danych (Powierzający) – Użytkownik będący administratorem danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, który powierza przetwarzanie danych osobowych Usługodawcy w ramach korzystania z Serwisu.
  • Konto – indywidualny panel administracyjno-użytkowy w Serwisie, zabezpieczony unikalnym loginem i hasłem (w tym opcjonalnie/obligatoryjnie uwierzytelnianiem wieloskładnikowym 2FA), umożliwiający korzystanie z wykupionych modułów.
  • Pakiet (S, M, L) – wariant abonamentowy określający m.in. liczbę aktywnych modułów, kont użytkowników, pojemność dyskową oraz zakres asysty technicznej.

§ 3. Prawa autorskie i licencja

  1. Usługodawca oświadcza, że przysługują mu autorskie prawa majątkowe do Serwisu i Oprogramowania iDPO, z wyłączeniem bibliotek typu Open Source, które są rozpowszechniane zgodnie z dedykowanymi im licencjami wolnego oprogramowania.
  2. Z chwilą zapewnienia dostępu do Serwisu, Usługodawca udziela Użytkownikowi odpłatnej, niewyłącznej, niezbywalnej i nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Oprogramowania w modelu SaaS, wyłącznie w granicach funkcjonalności wykupionego Pakietu i na czas trwania opłaconego okresu abonamentowego.
  3. Licencja uprawnia Użytkownika wyłącznie do tymczasowego zwielokrotnienia Oprogramowania w pamięci przeglądarki internetowej w celu jego bieżącej eksploatacji (wyświetlanie, wprowadzanie danych, generowanie raportów i zestawień). Użytkownik nie otrzymuje prawa do pobrania kodu źródłowego, dekompilacji (poza granicami bezwzględnie obowiązującego prawa), reverse engineeringu ani trwałego zwielokrotnienia oprogramowania na własnych serwerach.
  4. Użytkownikowi nie przysługuje prawo do sublicencjonowania, odsprzedaży, najmu ani użyczenia dostępu do Konta lub Oprogramowania podmiotom trzecim bez uprzedniej, wyraźnej zgody Usługodawcy wyrażonej w formie dokumentowej.

§ 4. Zawarcie umowy, płatności i prawo odstąpienia

  1. Usługi świadczone są odpłatnie, zgodnie z cennikiem lub indywidualną ofertą handlową.
  2. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą wygenerowania i przekazania Użytkownikowi danych dostępowych do Konta (aktywacja usługi) po uprzedniej akceptacji Regulaminu i opłaceniu zamówienia, chyba że indywidualna umowa stanowi inaczej.
  3. Użytkownik akceptuje wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT) na adres e-mail wskazany podczas rejestracji lub udostępnianie ich w module rozliczeniowym panelu iDPO.
  4. Prawo odstąpienia (dotyczy wyłącznie Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta):
    • Użytkownik będący Konsumentem lub Przedsiębiorcą na prawach konsumenta ma prawo odstąpić od umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia bez podania jakiejkolwiek przyczyny.
    • Oświadczenie o odstąpieniu może zostać złożone w dowolnej formie zapewniającej jednoznaczność, w szczególności pocztą tradycyjną na adres siedziby Usługodawcy lub drogą elektroniczną na adres e-mail: kontakt∂idpo.pl. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
    • W przypadku, gdy na wyraźne żądanie Użytkownika świadczenie Usługi miało rozpocząć się przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, Użytkownik wykonujący prawo odstąpienia ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia od umowy, proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia (art. 35 Ustawy o prawach konsumenta).
    • Jeżeli przedmiotem świadczenia są wyłącznie treści cyfrowe niedostarczane na nośniku materialnym, prawo odstąpienia wygasa z chwilą rozpoczęcia świadczenia, pod warunkiem że Konsument/PNPK wyraził na to uprzednią, wyraźną zgodę oraz przyjął do wiadomości, że traci prawo do odstąpienia, a Usługodawca przekazał mu stosowne potwierdzenie na trwałym nośniku.
  5. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania w poufności danych uwierzytelniających (login, hasło, klucze 2FA). Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z udostępnienia danych dostępowych osobom nieupoważnionym przez Użytkownika.

§ 5. Obowiązki Użytkownika, wymagania techniczne i procedury DSA

  1. Niedopuszczalne jest wprowadzanie do Serwisu treści o charakterze bezprawnym, w tym naruszających dobra osobiste, prawa autorskie, tajemnicę przedsiębiorstwa lub dobra osób trzecich.
  2. Punkt kontaktowy i procedura zgłoszeń (zgodnie z Aktem o usługach cyfrowych – DSA):
    • Usługodawca wyznacza adres e-mail: kontakt∂idpo.pl jako pojedynczy elektroniczny punkt kontaktowy umożliwiający bezpośrednią komunikację z organami państw członkowskich, Komisją, Radą Usług Cyfrowych oraz Użytkownikami w sprawach objętych Rozporządzeniem (UE) 2022/2065 (DSA).
    • W przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości lub otrzymania urzędowego zawiadomienia o bezprawnym charakterze danych zamieszczonych w Serwisie, Usługodawca podejmie niezwłoczne działania w celu uniemożliwienia dostępu do tych danych lub ich usunięcia, informując o tym Użytkownika, o ile nie narusza to przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
  3. Minimalne wymagania techniczne:
    • Prawidłowe korzystanie z Serwisu wymaga dysponowania przez Użytkownika:
      • urządzeniem końcowym z dostępem do sieci Internet o przepustowości min. 5 Mbps;
      • aktualną wersją przeglądarki internetowej ze wsparciem producenta: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari lub Opera (zaktualizowaną do jednej z dwóch najnowszych wersji stabilnych);
      • włączoną obsługą plików cookies oraz technologii JavaScript;
      • aktywnym adresem poczty elektronicznej (e-mail).
    • Ze względów bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz integralności danych, Serwis nie wspiera przeglądarek przestarzałych i niewspieranych przez producentów (w tym Microsoft Internet Explorer).

§ 6. Dostępność (SLA), odpowiedzialność i asysta techniczna

  1. Usługodawca dokłada należytej staranności w celu zapewnienia ciągłego działania Serwisu i gwarantuje dostępność Usługi na poziomie co najmniej 99,0% w skali roku.
  2. Wskaźnik SLA nie obejmuje planowanych przerw konserwacyjnych i wdrożeniowych, o których Użytkownicy zostaną uprzedzeni z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin za pośrednictwem poczty e-mail lub komunikatu w Aplikacji iDPO (prace serwisowe realizowane są w miarę możliwości w godzinach nocnych lub w dni wolne od pracy).
  3. W przypadku niedotrzymania poziomu SLA w danym miesiącu kalendarzowym z winy Usługodawcy, Użytkownikowi przysługuje prawo do przedłużenia okresu abonamentowego o 2 dni za każde pełne 24 godziny niedostępności przekraczające limit.
  4. Odpowiedzialność:
    • W relacjach z podmiotami niebędącymi Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta (B2B): łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy (w tym z tytułu utraconych korzyści) ograniczona jest do wysokości opłaty abonamentowej uiszczonej przez Użytkownika za dany okres abonamentowy, w którym wystąpiła szkoda.
    • Powyższe ograniczenie kwotowe nie dotyczy szkód wyrządzonych z winy umyślnej (art. 473 § 2 KC) oraz przypadków, w których bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie zezwalają na ograniczenie odpowiedzialności.
  5. Wsparcie techniczne świadczone jest w dni robocze w godzinach 8:00–16:00 za pośrednictwem:
    • adresu e-mail: kontakt∂idpo.pl;
    • modułu zgłoszeń / czatu w systemie iDPO;
    • linii telefonicznej: +48 511 793 443.

§ 7. Reklamacje

  1. Użytkownik ma prawo złożyć reklamację dotyczącą nieprawidłowego działania Serwisu lub nienależytego wykonania Usługi.
  2. Reklamacje należy zgłaszać w formie dokumentowej (drogą mailową na adres: kontakt∂abi.olsztyn.pl lub za pośrednictwem modułu Helpdesk). Zgłoszenie powinno zawierać opis nieprawidłowości, datę wystąpienia oraz dane identyfikujące Użytkownika.
  3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i udziela odpowiedzi w tej samej formie, w jakiej wpłynęło zgłoszenie.

§ 8. Zmiana regulaminu i cennika

  1. Usługodawca uprawniony jest do zmiany Regulaminu lub Cennika wyłącznie z ważnych przyczyn, do których należą:
    • konieczność dostosowania Regulaminu do zmian w przepisach prawa lub wytycznych organów nadzorczych (w tym Prezesa UODO, CSIRT, UOKiK);
    • zmiana warunków technicznych, technologicznych lub funkcjonalnych świadczenia Usługi (np. wprowadzenie nowych modułów, modyfikacja architektury chmurowej);
    • zmiana kosztów świadczenia usług przez poddostawców zewnętrznych (centra danych, licencje bibliotek komercyjnych);
    • poprawa bezpieczeństwa teleinformatycznego Serwisu.
  2. O każdej zmianie Regulaminu lub Cennika Użytkownik zostanie powiadomiony drogą elektroniczną na adres e-mail z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.
  3. Jeżeli Użytkownik korzystający z Usługi w ramach trwającego okresu abonamentowego nie akceptuje nowej treści Regulaminu lub Cennika, przysługuje mu prawo do wypowiedzenia umowy ze skutkiem na dzień wejścia w życie zmian, poprzez przesłanie oświadczenia w formie dokumentowej (np. pocztą elektroniczną). W takim przypadku rozliczenie z tytułu niewykorzystanego okresu abonamentowego następuje proporcjonalnie do dnia rozwiązania umowy.

§ 9. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA)

(sporządzona na podstawie art. 28 ust. 3 i 9 RODO)

  1. Przedmiot i czas trwania powierzenia: Powierzający (Administrator) powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi dostępu do Serwisu iDPO, na czas trwania umowy o świadczenie Usługi (okres abonamentu).
  2. Charakter i cel przetwarzania: Przetwarzanie danych odbywa się w systemach teleinformatycznych w modelu SaaS i obejmuje operacje zbierania, utrwalania, organizowania, porządkowania, przechowywania, modyfikowania, przeglądania i usuwania – wyłącznie w celu prawidłowego działania modułów Serwisu (ochrona danych, SZBI, punkt kontaktowy IOD, whistleblowing, audyty, rejestry).
  3. Kategorie osób i rodzaj danych osobowych:
    • Powierzenie dotyczy danych pracowników, współpracowników, klientów, sygnalistów oraz kontrahentów Powierzającego.
    • Zakres powierzonych danych obejmuje dane zwykłe (m.in. imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail, telefon, forma zatrudnienia, identyfikatory służbowe) oraz – w przypadku korzystania ze specjalistycznych modułów (np. moduł zgłoszeń naruszeń / whistleblowing) – inne dane przekazane przez Administratora zgodnie z konfiguracją systemu.
  4. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego:
    • Polecenia Administratora (art. 28 ust. 3 lit. a RODO): Podmiot przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora – za które uznaje się m.in. operacje zlecane bezpośrednio przez interfejs Serwisu iDPO – w tym w odniesieniu do przekazywania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
    • Poufność (art. 28 ust. 3 lit. b RODO): Zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
    • Bezpieczeństwo (art. 28 ust. 3 lit. c RODO): Wdraża i utrzymuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, zgodnie z art. 32 RODO (w tym szyfrowanie transmisji danych SSL/TLS, kontrolę dostępu, regularne kopie zapasowe).
    • Podpowierzenie (art. 28 ust. 2 i 4 RODO): Administrator wyraża ogólną pisemną zgodę na podpowierzenie przetwarzania danych przez Podmiot przetwarzający innym podmiotom (sub-procesorom) w celu utrzymania infrastruktury serwerowej i telekomunikacyjnej. Aktualna lista podwykonawców dostępna jest pod adresem: https://www.abi.olsztyn.pl/wykaz-podmiotow-przetwarzajacych/. Podmiot przetwarzający poinformuje Administratora drogą elektroniczną o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podwykonawców z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, dając możliwość wyrażenia sprzeciwu.
    • Pomoc Administratorowi (art. 28 ust. 3 lit. e i f RODO):
      • Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, Podmiot przetwarzający w miarę możliwości pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (prawa z Rozdziału III RODO);
      • Pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków dla ochrony danych).
    • Zgłaszanie naruszeń (art. 33 ust. 2 RODO): Podmiot przetwarzający zgłasza Powierzającemu każde stwierdzone naruszenie ochrony powierzonych danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 12 godzin od jego wykrycia, przekazując wszelkie informacje niezbędne Administratorowi do spełnienia obowiązku notyfikacyjnego wobec organu nadzorczego (art. 33 RODO) oraz osób, których dane dotyczą (art. 34 RODO).
    • Audyty i inspekcje (art. 28 ust. 3 lit. h RODO): Udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji (po uprzednim uzgodnieniu terminu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, w sposób niezakłócający bieżącej działalności operacyjnej). Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie przepisów prawa.
  5. Los danych po zakończeniu umowy (art. 28 ust. 3 lit. g RODO):
    • Przed zakończeniu okresu abonamentowego Administrator ma możliwość samodzielnego wyeksportowania danych z Serwisu w powszechnie stosowanym formacie (np. CSV, PDF). Po zakończeniu okresu abonamentowego dostęp do systemu zostaje zablokowany.
    • Po upływie 14 dni od zakończenia umowy, zależnie od decyzji Powierzającego, Podmiot przetwarzający trwale usuwa lub zwraca mu wszelkie powierzone dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazuje dalsze przechowywanie danych. W przypadku braku wyraźnej dyspozycji Administratora co do zwrotu danych, dane podlegają bezpiecznemu i trwałemu usunięciu (lub nieodwracalnej anonimizacji).

§ 10. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym dla umowy o świadczenie Usługi jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Ustawy o prawach konsumenta, Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, RODO oraz Aktu o usługach cyfrowych (DSA).
  3. Ewentualne spory powstałe pomiędzy Usługodawcą a Użytkownikiem niebędącym Konsumentem rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
  4. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na stronie internetowej Serwisu w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalenie jego treści (w formacie HTML oraz do pobrania w formacie PDF).

Polityka Prywatności dostępna jest na stronie internetowej abi.olsztyn.pl

[ostatnia aktualizacja licencji SaaS: 20.10.2026r.]